ŞİRKETLERDE KURUMSALLAŞMA
Kurumsallaşma; Tüzel bir varlığın faaliyetlerini insan faktörüne bağlı olmadan sürdürebilmesini, iyileşmesini ve geliştirilmesini sağlayan bir yönetim ve organizasyon yapısının oluşturulması sürecidir. Bir işletme için kurumsallaşma düşük maliyet, verimlilik, hız ve sürdürülebilirlik ifade eder.
Kurumsallaşmanın Avantajları :
- Kuruluş daha düzenli, dinamik ve sistemli çalışır
- İşletme rekabet etme gücünü artırır
- Kontrolü elde tutmak kolaylaşır
- Hata yapma azalarak minimuma düşer
- Hedeflerine ulaşmak kolaylaşır
- Yetki, denetim ve sorumluluklar açıktır
- İşveren ve yöneticiler için zaman daha verimli kullanılır
- Farklı bakış açılarını ortaya çıkartır
- Bütçe ve iş planları daha açıktır
- İşveren tarafı ve yönetici tarafı zamanı daha verimli kullanılır
Kurumsallaşma Danışmanı Ne İş Yapar?
İşletmelerin ya da şirketlerin sektör değişmeksizin temel gayesi kesinlikle kurumsallaşmadır. Çünkü kurumsallaşma potansiyel müşteri kitlesine de doğrudan güven verdiği için iş geliştirme, Pazar oluşturma, güven verme gibi konularda fayda sağlar. Tüm bunların yanı sıra kurumsallaşma aynı zamanda şirketlerin ya da işletmelerin daha sistematik ve daha kaliteli, profesyonel bir hizmet vermesini de destekler. Bu noktada kurumsallaşma danışmanı ile çalışmak en pratik ve kalıcı çözüm olacak ve şirketinizi, işletmenizi daha ileriye taşımaya hizmet edecektir.
Kurumsallaşmak Ne İşe Yarar?
- Bir şirketin yada işletmenin kurumsal bir kimliğe sahip olması ve kurumsallaşmaya doğru ilerlemesi her anlamda faydalı olacaktır. Kurumsal Kimlik ve kurumsallaşma birbirlerini tamamlamış gözükse de kurumsal kimlik kazanımı kurumsallaşmanın sadece bir adımıdır. Bu sürecin tamamlanması için disiplin, özveri, sağlıklı ve dinamik düşünce en önemli kriterlerdir.
- Sistemli ve organizeli çalışmak
- Rekabet gücünü arttırmak ve sektörde kalıcı olmak
- Hata riskini en az seviyeye indirmek
- Yetki ve sorumluluk ile yükselmek
- Alıcılara güven vermek
- Farklı bakış açıları ve yenilikler yakalamak
- Üst yönetim kısmında zamanı iyi değerlendirmek
STRATEJİ
• İşletme amaç ve hedeflerinin tespiti, işletme ile çevresi arasındaki ilişkilerin analiz edilmesi ve amaçlara ulaşmak için gerekli faaliyetlerin planlanması ve gerekli kaynakların dağıtımı işlemidir.
• İşletmenin iç kaynakları ve yetenekleriyle dış çevrenin fırsat ve tehditleri arasında uyum sağlamaktır.
STRATEJİK YÖNETİM
Stratejik yönetim sürecinin aşamaları şöyledir:
- Stratejik bilinç
- Stratejiyi uygulayacak kişilerin belirlenmesi ve görevlendirilmesi
- Stratejik analiz
- Stratejik yönlendirme
- Strateji oluşturma
- Stratejileri uygulama
- Stratejilerin kontrol edilmesi
STRATEJİK YÖNETİM SÜRECİ
Stratejik Planlama:
• İşletme vizyon ve misyonunun belirlenmesi,
• İşletme amaçlarının belirlenmesi,
• Rekabetçi pozisyonun belirlenmesi,
• Strateji oluşturma, strateji seçimi ve strateji geliştirme,
• Strateji uygulama,
• Elde edilen sonuçların değerlendirilmesi.
Vizyon ve Misyon:
• Vizyon, organizasyonun ulaşmak istediği amaç ve hedefleri ifade eder.
• Misyon, belirlenen amaç ve hedefler üzerinde odaklanmış bir görev duygusudur.
STRATEJİK YÖNETİM TEORİLERİ
Kaynak Temelli Teori:
• Kaynaklar işletmenin ulaşabildiği, sahip olduğu ve kontrol edebildiği faktörlerdir.
• Kaynaklar işletmelerin güçlü ve zayıf taraflarını içeren tüm unsurlardır.
• Kaynaklar fiziksel, entelektüel ve kültürel kaynaklar olmak üzere üç ana gruba ayrılmaktadır
Endüstriyel Rekabet Teorisi:
• Michael Porter tarafından yapılmıştır.
• Porter bir sektörde rekabeti beş değişken ve bunların özellikleri ile incelemiştir: Sektörde satıcıların (tedarikçiler) gücü Sektörde alıcıların (müşterilerin) gücü İkame ürünlerin tehdidi Piyasaya (sektöre) yeni giriş yapan işletmelerin neden olduğu tehdit ve tehlikeler – Sektörde faaliyet gösteren mevcut işletmeler arasındaki rekabet.
Stratejik Maliyet:
• İşletmeler faaliyet gösterdikleri pazarda etkin bir rekabet yapabilmek için maliyetlerini bilmek zorundadır.
• Maliyetlerini analiz etmeyen bir işletme uygun fiyatlandırma yapamaz ve satış politikası geliştiremez.
Temel Rekabet Stratejileri:
• İşletmeler için uzun dönemli bir başarının ölçütü rekabet üstünlüğüdür.
• İşletmeler rekabet avantajı kazanmak ve pazarda önde olmak için fiyat, kalite, zaman ve çeşitlilik olmak üzere dört farklı alanda strateji geliştirebilir.
• Michael Porter tarafından geliştirilmiştir.
Temelini, bir işletmenin uygulayabileceği rekabet stratejileri oluşturmaktadır.
• Rekabet stratejileri kapsamında işletme üç tür strateji izleyebilir: – Maliyet Stratejisi – Farklılaşma Stratejisi – Odaklanma Stratejisi
İşletme Portföy Analizi:
• Portföy matrisleri rakipleri ve rekabet koşullarını değerlendirmek amacıyla kullanılan stratejik yönetim araçlarıdır.
• Stratejilere yol göstermesi bakımından işletmenin çeşitli ölçülere göre değerlendirilmesi ve bunların gelecekte işletmeye sağlayacağı faydanın tahmin edilmesi sürecidir.
SWOT Analizi:
,• Bir organizasyonun iç ve dış çevresinin değerlendirilmesine imkân sağlayan bir analiz tekniğidir.
• “mevcut durum” analizidir.
• Organizasyonun gelecekteki durumunun ne olacağını tespit ve tahmin etmeye yarayan bir analiz tekniğidir.
• En önemli yönü organizasyonun hem iç hem de dış durum değerlendirmesine imkân tanımasıdır.
1.1.SWOT ANALİZİ
Çoğu kişi tarafından bilinen, işletmecinin, girişimcinin ya da kişinin ihtiyacı olan Swot analizi; hem kişisel olarak iyi bir kariyer elde etmek için hem de işletmenin başarılarını artırmak için kullanılan bir yöntemdir.
Her işletme, girişim ya da kişinin güçlü ve zayıf yönleri ile birlikte önüne çıkabilecek fırsat ve tehditler bulunmaktadır. Bu faktörler doğru bir şekilde analiz edilerek mutlak başarının temelleri atılabilmektedir.
Genel itibari ile Swot analizi güçlü ve zayıf yönleri anlamaya, fırsatları görmeye ve karşılaşılabilecek tehditleri ön görmeye yardımcı olan oldukça etkili bir tekniktir. Swot analizi, ismini İngilizcede anlamlarının karşılığı olan baş harflerden alır. Bunlar aşağıdaki gibidir;
- Strengths – Güçlü Yönler
- Weaknesses – Zayıf Yönler
- Opportunities – Fırsatlar
- Threats – Tehditler
Swot analizi yapılır iken en önemli nokta ise maddelere ait soruları cevaplarken dürüst olunmalı, objektif bir yaklaşım içerisinde sorulara cevap verilmelidir. Bu sorulardan bazıları aşağıdaki gibidir:
Güçlü Yönler
Güçlü yönler, hem işletme içi bir bakış açısı ile hem de müşterilerin ve piyasa aktörlerinin bakış açısı ile değerlendirilmelidir.
İşletme, girişim ya da kişi güçlü yönlerini belirler iken aşağıdaki sorulara objektif bir şekilde cevap vererek bu sorulardan faydalanabilir.
- Başkalarının sahip olmadığı hangi avantajlara sahipsiniz? (Yetenek, başarı, network ve benzeri)
- Rakiplerinize oran ile hangi konularda daha başarılısınız?
- Rakiplerinizden farklı olarak kullandığınız en düşük maliyetli kaynağınız nedir?
- Bilgi ve beceri seviyesi yüksek çalışanlarınız var mı?
- Yeni bir ürün ya da strateji geliştiriyor musunuz?
Zayıf Yönler
İşletme, girişim ya da kişi zayıf yönlerini belirlerken aşağıdaki sorulara objektif bir şekilde cevap vererek bu sorulardan faydalanabilir
- Başarısız olduğunuzu düşündüğünüz iş konuları nelerdir?
- Rakiplerinize oranla zayıf olduğunuz iş ve yönleriniz nelerdir?
- Kötü iş alışkanlıklarınız var mıdır? (dağınık çalışmak, geç kalmak ve benzeri)
- Satış, pazarlama ve hizmet alanlarında kalite ya da verimde bir düşüklüğünüz var mı?
- Çalışan, yönetici ve liderlerin yetenek ve bilgi seviyeleri yeterli midir?
Fırsatlar
İşletme, girişim ya da kişi fırsatları belirlerken aşağıdaki sorulara objektif bir şekilde cevap vererek bu sorulardan faydalanabilir
- Yapılan işi kolaylaştıracak yeni teknolojiler var mı?
- Yeterince bağlantınız var mı?
- Sektörel gelişimi avantaja çevirebilecek misiniz?
- Rakiplerin zorlandığı konularda nasıl daha avantajlı olabilirsiniz?
Tehditler
İşletme, girişim ya da kişi tehditleri belirlerken aşağıdaki sorulara objektif bir şekilde cevap vererek bu sorulardan faydalanabilir
- Ne tür engeller ile karşılaşıyorsunuz? Ne tür engeller meydana gelebilir?
- Mevcut rakipleriniz kimler?
- İşinizin gerektirdiği beceriler değişir mi?
1.2. İŞ ANALİZİ
İŞ ANALİZİ NEDİR? NASIL YAPILIR?
Günümüzde birçok işletmenin henüz çözemediği ve önemli sıkıntılarını içeren insan kaynakları işlevlerinden, işgücü planlamasının yapılması, uygun personelin işe alınması, gerekli eğitimlerin belirlenmesi ve verilmesi, performans değerlendirilmesi, personelin alacağı ücretin adil biçimde belirlenmesi gibi konuların çözülmesi için yapılan işle ilgili detaylı bilgi sahibi olmak gerekir.
İş analizi teknik bir konu olmasından dolayı, iş analizini yapan kişilerin, belli bir bilgi birikimine ve iş deneyimine sahip olması gerekir. İş analizi yapan kişilere “iş analisti” denir. İşletmelerde iş analistleri çalışanlarından olabileceği gibi daha profesyonel ve objektif olacağı için çoğunlukla danışmanlık yapan kişilerden destek alınması tercih edilir.
İş analisti, bir işi yapmakta olan personelden ve onların amirlerinden gözlem, mülakat, anket gibi yollarla edindiği bilgileri kendi uzmanlık bilgileriyle birleştirerek iş analizi yapar.
İş analizi sürecinde işlere ilişkin veriler, genel olarak işlerin içerdiği görevlerin nasıl yapıldığını, kullanılan araç, gereç, malzeme ve teçhizatı, işin içerdiği tehlikelere, gerektirdiği yetenek ve öğrenim düzeyine, işin fiziksel ve sosyal çevre koşullarına ilişkin bilgiler yer alır.
Bir işletmede birbirinden farklı her işin analizinin yapılması gerekir. Aynı işi yapan birden çok kişi olması halinde de sadece bir kişinin yaptığı işin incelenmesi yeterlidir.
İş analizi bilgileri elde edildikten sonra iş tanımları ve iş gerekleri haline getirilir. İş analizi bilgileri, işletme içinde aşağıdaki alanlarda kullanılır (Geylan, 2007):
- Organizasyon şemasının oluşturulması: İş analizi bilgileri, organizasyon yapısı oluşturulurken alınan kararlar için temel teşkil eder.
- Personel seçimi ve İşgücü planlaması: İş analizi bilgileri, boşalan veya yeni görevlerde çalıştırılmak üzere işletme içinden veya dışından personel almak için bilinmesi gerekli olan işgücü niteliklerini ortaya koyar. (Bilgi, eğitim, kişilik özellikleri, deneyim vb.)
- İş ve araç gereç dizaynı: Örneğin muhasebe personelinin dosya dolabının uzak olması sebebiyle çok defa kalkıp dolaba gidiyorsa bu iş analizi ile saptanabilir. Böylece zaman, kalite ve maliyette avantajlar elde edilerek iş analizi bilgileri, işin basitleştirilmesi veya geliştirilmesi şeklinde değişikliklere gidilmesi gereğini ortaya koyabilir.
- Personel eğitimi: İş analizi, eğitim programları düzenlenirken ihtiyaç duyulan, işin ne tür ve hangi düzeyde bilgi gerektirdiği konularda ön bilgi sağlar.
- Performans değerleme ev ücret yönetimi: İş analizleri, çalışanların işlerini ne derece başarıyla yerine getirdiklerinin belirlenmesi ve personele yaptığı işin karşılığını adil biçimde verecek bir ücret sistemi geliştirilmesine yönelik çabalara işlerin birbirine göre olan önem derecelerini, gerektirdikleri personel niteliklerini ortaya koyarak katkıda bulunur.
- Belirsizlikten kaynaklanan sorunların azaltılması: İş analizi bilgileri, personelin işine ilişkin olarak kendisinin ve işletmedeki diğer çalışanların yaşadıkları belirsizlikleri azaltır. İş analizi bilgileri hangi görevlerin hangi işi yerine getirenin sorumluluğunda olduğunu kesin olarak ortaya koyar. İş tanımları ve çalışma formları ile personelden beklentiler netleşir.
İş analizinde aşağıdaki sorulara cevap aranır.
- Personel ne yapıyor?
- Personel işi nasıl yapıyor?(yöntem ve teknikler)
- Personelin kullandığı makineler, aletler, donanım, vb. şeyler nelerdir?
- Personel yaptığı bu iş sonrasında hangi çıktıları sağlıyor? (ürün, hizmet)
- Personelin kendisinden yapması beklenen bu işi normal bir düzeyde yerine getirebilmesi için ne tür yetenek, bilgi ve tecrübeye sahip olması gerekiyor? (Personelin yaptığı işin gerekleri nelerdir?)
- İş hangi koşullarda yapılıyor? (İşin yapıldığı ortamın ve çevrenin faktörleri)
İşletme içinde işler yönetsel, teknik ve büro işleri gibi çeşitli türlere ayrılabilir. İş analizinde bu türlere de dikkate edilmelidir. İş analizi aşamaları aşağıdaki gibidir.
- Analiz edilecek işleri belirlenmesi,
- Soru formu hazırlama,
- Bilgi toplama, gözlem
- Bilgilerin tasniflenmesi, değerlendirilmesi
- İş analiz bilgilerinin kullanılması
Daha etkin bir stratejik yönetim süreci için ise bazı noktalara dikkat edilmelidir:
- Sürece bütün çalışanlar dâhil edilmeli, belirli kesim için olmamalıdır.
- İşletmedeki bütün personel için bir öğrenme sürecine dönüşmelidir.
- Sözlerle desteklenen sayılar yerine, sayılarla desteklenen sözlerden oluşmalıdır.
- Yalın ve rutin dışı bir özellik taşımalıdır.
- Görevlerde, takım üyeliklerinde, toplantı biçimlerinde ve planlama ajandasında rutin davranışları önlemek için değişiklikler yapılmalıdır.
- Stratejiler üzerinde oluşan varsayımlar silinmelidir.
- Süreç üzerine yapılan olumsuz eleştiriler de hoş karşılanmalıdır.
- Açık fikirli olma, araştırma ve öğrenme ruhu desteklenmelidir.
- Bürokratik işleyen bir mekanizma olmamalıdır.
- Yüksek jargon ve esrarlı bir planlama dili barındırmamalıdır.
- İşletmenin kontrolü odaklanılan tek iş olmamalıdır.
- Nitelikli bilgi ön planda tutulmalıdır.
- Teknik insanlar tarafından kontrol edilmemelidir.
- Gereğinden fazla strateji takip edilmemelidir.
- İyi ahlakın iyi iş olduğu politika ve düşüncesi güçlendirilmelidir.